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Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen (FAQ)
Die Erhebung der Beitragsgrundlage (Lohnnachweis) zur Unfallversicherung wurde durch den Gesetzgeber in das DEÜV-Meldeverfahren der Sozialversicherung integriert. Dadurch ist es gelungen, alle Meldungen zur Sozialversicherung auf elektronischem Weg abzugeben.
Ab dem Beitragsjahr 2018 erfolgt Ihre Meldung ausschließlich über das UVMeldeverfahren. Dieses Verfahren besteht aus dem Stammdatenabgleich und dem Lohnnachweis digital. Es dient der Erhebung der Beitragsgrundlage.
Sie können Ihre Meldung im UV-Meldeverfahren nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten. Eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe ist für die Übermittlung von manuell erzeugten Daten vorgesehen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie immer die aktuelle Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.
Vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises führen Sie im Vorverfahren einen Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst durch.
Die Zugangsdaten hierfür sind:
Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger.
Der Stammdatendienst versorgt Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe mit den für die Meldung erforderlichen Daten.
Hinweis: Nach der Stammdatenanfrage kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Daten Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm für die Meldung zur Verfügung stehen.
Sind Ihre Steuerberatung oder andere Dritte mit der Meldung beauftragt? Dann leiten Sie die Zugangsdaten bitte unbedingt an alle Beauftragten weiter.
Der Stammdatenabruf ist frühestens ab dem 1. November des dem jeweiligen Meldejahr vorangehenden Jahres möglich.
Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2023 muss spätestens bis zum 16.02.2024 erstattet werden.
Ja. Bitte leiten Sie in diesem Fall unbedingt Ihre Zugangsdaten für den Stammdatendienst dorthin bzw. an alle mit der Entgeltabrechnung Beauftragten weiter.
Sie erhalten folgende Zugangsdaten von Ihrem Unfallversicherungsträger:
Nein, erzeugen Sie Ihre Lohnnachweisdaten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm, so müssen Sie dieses auch für die Übermittlung der Daten an die Unfallversicherung verwenden.
Das bedeutet, dass bei Verwendung eines zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramms, die DEÜV Meldungen und somit auch die Meldungen an die gesetzliche Unfallversicherung je Meldejahr aus dem Entgeltabrechnungsprogramm erzeugt und übermittelt werden müssen.
Nur für manuell erzeugte Daten ist eine Übermittlung über eine zertifizierte Ausfüllhilfe zulässig.
Ausnahme: Bei Änderungen außerhalb der Rückrechnungstiefe eines Entgeltabrechnungsprogramms kann eine Nachmeldung als zusätzlicher Lohnnachweis für das abgeschlossene Meldejahr über eine zertifizierte Ausfüllhilfe erfolgen.
Wenn sich durch einen Korrekturlohnnachweis außerhalb der Rückrechnungstiefe eines Entgeltabrechnungsprogramms eine Gutschrift ergeben würde, setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger in Verbindung. Eine Meldung über eine zertifizierte Ausfüllhilfe ist nicht möglich.
Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe (bei manuell erzeugten Daten) an die Datenannahme- und -verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UVDAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.
Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe für manuell erzeugte Daten durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde.
Eine Übersicht der zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme mit den Kontaktdaten der Software-Ersteller finden Sie hier .
Insbesondere für Unternehmer, die kein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, stellt z. B. die ITSG für manuell erzeugte Daten die zertifizierte Ausfüllhilfe sv.net (bis zum 31.12.2023) bzw. das SV-Meldeportal (ab dem 04.10.2023) zur Verfügung.
Ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm systemgeprüft und aktuell ist, können sie auf der Webseite www.gkv-ag.de überprüfen. Hier sind die systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme gelistet. Mit Hilfe der Versionsnummer und der Bezeichnung des Abrechnungsprogramms können Sie feststellen, ob Ihr Programm auf dem aktuellsten Stand ist.
Eine Übersicht der zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme mit den Kontaktdaten der Software-Ersteller finden Sie hier.
Ja, sowohl beim Stammdatenabgleich als auch bei der Abgabe des Lohnnachweises digital werden Prüfungen durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass Ihre verwendeten Stammdaten (beispielsweise Betriebsnummer Ihres Unfallversicherungsträgers, Unternehmensnummer, PIN oder Gefahrtarifstellen) korrekt sind. Die Beschreibung zu dem Verfahren finden Sie in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 103 SGB IV, welche Sie auf unserer Infoseite zum UV-Meldeverfahren finden
Die inhaltlichen Angaben des digitalen Lohnnachweises, wie Arbeitsentgelt, Anzahl Arbeitnehmer und Zahl der Arbeitsstunden, werden erst nach der Übermittlung der Daten beim Unfallversicherungsträger vor der Beitragsberechnung auf Ihre Plausibilität geprüft. Treten dort Fragen auf, wird sich Ihr Unfallversicherungsträger direkt mit Ihnen in Verbindung setzen.
Sie können Ihre Meldung im UV-Meldeverfahren nur über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten. Eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe ist für die Übermittlung von manuell erzeugten Daten vorgesehen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Wichtig ist, dass Sie immer die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.
Eine Übersicht der zugelassenen Entgeltabrechnungsprogramme mit den Kontaktdaten der Software-Ersteller finden Sie hier.
Sie versenden Ihren Lohnnachweis genauso einfach und komfortabel wie die anderen Meldungen zur Sozialversicherung über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe (bei manuell erzeugten Daten).
Korrekturen für bereits abgegebene digitale Lohnnachweise nehmen Sie ebenfalls auf elektronischem Wege vor. Vor der Abgabe des korrigierten digitalen Lohnnachweises müssen Sie die bisherige Meldung stornieren. Eine Korrekturmeldung außerhalb des elektronischen Verfahrens ist nicht zulässig.
Ist die Stornierung und Neumeldung elektronisch nicht möglich, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.
Nein, der Krankenkassenwechsel hat auf den Lohnnachweis digital keine Auswirkungen. Sondermeldungen bei einem Wechsel der Kasse wie im übrigen Meldeverfahren zur Sozialversicherung sind nicht vorgesehen.
Informieren Sie Ihren Unfallversicherungsträger frühestmöglich über die Fusion. Dieser wird das weitere Vorgehen zur Eintragung des neuen Unternehmens und zur Lohnnachweismeldung im Dialog mit Ihnen klären.
Kontaktdaten Ihres zuständigen Unfallversicherungsträgers finden Sie hier.
Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, kann Ihr Unfallversicherungsträger die erforderlichen Daten schätzen und der Beitragsberechnung zugrunde legen.
Reichen Sie in diesem Fall Ihren Lohnnachweis umgehend nach.
Die Zuordnung von Unternehmensteilen eines Unternehmens zu mehreren Unfallversicherungsträgern ist grundsätzlich möglich. Durch die Erfassung der korrekten Zugangsdaten (Betriebsnummer Ihres Unfallversicherungsträgers – Unternehmensnummer – PIN) sind Sie in der Lage, in Ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm die Stammdaten pro Unfallversicherungsträger zu hinterlegen. Ordnen Sie die Beschäftigten jeweils dem Unternehmensteil zu, für den sie tätig geworden sind.
Nutzen Sie für manuell erzeugte Daten zur Entgeltmeldung eine Ausfüllhilfe, geben Sie die Zugangsdaten ein, die Ihnen der jeweilige Unfallversicherungsträger bekannt gegeben hat und melden Sie die Entgelte Ihrer Beschäftigten getrennt für jeden Unfallversicherungsträger.
Damit ist die Erstellung des Lohnnachweises für den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträger gewährleistet.
Informationen zur Unternehmensnummer finden Sie hier.
Unternehmen in der Zuständigkeit der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften (SVLFG) nehmen grundsätzlich nicht am UV-Meldeverfahren teil. Hier erfolgt die Beitragsberechnung und -erhebung nach den Vorgaben der SVLFG. Die Steuerung im Entgeltabrechnungsprogramm erfolgt anhand der Betriebsnummer des landwirtschaftlichen Unfallversicherungsträgers. Eine Liste der Träger, die nicht am UVMeldeverfahren teilnehmen, finden Sie in der Anlage 8 zur Verfahrensbeschreibung auf unserer Infoseite zum UV-Meldeverfahren.
Wenn Ihr Unternehmen nur mit einem Unternehmensteil bei der SVLFG eingetragen ist, tragen Sie bitte die Betriebsnummer dieses Trägers für diesen Unternehmensteil in Ihre Stammdaten ein. Das Entgelt der Beschäftigten ordnen Sie diesem Unternehmensteil zu.
Eine elektronische Meldung der Lohnsummen erfolgt in dem Falle nicht.
Private Haushalte sind von der Abgabe des digitalen Lohnnachweises befreit. Die Nachweiserhebung/Beitragsberechnung erfolgt hier nach den Vorgaben des zuständigen Unfallversicherungsträgers.
Ausnahme: Sie oder Ihre Steuerberatung nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm. Dann müssen Sie einmalig einen Stammdatenabruf durchführen. Hierfür werden die vom zuständigen Träger versandten Zugangsdaten benötigt. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, das besagt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.
Fragen hierzu beantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände.
Im UV-Meldeverfahren melden Sie mit dem Lohnnachweis digital das uv-pflichtige Entgelt, die Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger. Bei der Meldung handelt es sich um eine Summenmeldung, die der Beitragsberechnung beim Unfallversicherungsträger zu Grunde gelegt wird. Von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten Sie dann Ihren Beitragsbescheid.
Die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) im Sozialversicherungsmeldeverfahren (DEÜVVerfahren) dient der Deutschen Rentenversicherung als Prüfhilfe im Rahmen einer Betriebsprüfung. Die UV-Jahresmeldung wird je Versicherten als Einzelmeldung direkt an die Deutschen Rentenversicherung geschickt. Sie ist keine Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung. Nähere Informationen dazu finden Sie in dem Gemeinsamen Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“. Eine entsprechende Verlinkung finden Sie auf unserer Infoseite zum UV-Meldeverfahren.
Wurde Ihr Unternehmen von Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger zum Gefahrtarif veranlagt, bekommen Sie die Zugangsdaten mitgeteilt. Wenn Sie keine Beschäftigten haben (auch keine Aushilfen oder kurzfristig Beschäftigten), nehmen Sie die Zugangsdaten bitte einfach zu Ihren Unterlagen. Ein Stammdatenabruf und ein Lohnnachweis sind in diesem Fall nicht erforderlich. Haben Sie dennoch die Stammdaten Ihres Unternehmens abgerufen, ist der Abruf unbedingt zu stornieren. Ihr Unfallversicherungsträger erwartet sonst einen digitalen Lohnnachweis.
Bitte verwenden Sie die Unternehmensnummer genauso, wie sie Ihnen von Ihrem Unfallversicherungsträger, z.B. in dem Schreiben mit den Zugangsdaten zum UVMeldeverfahren, mitgeteilt wurde. Die Leerzeichen brauchen Sie jedoch nicht einzugeben, da diese nur der besseren Lesbarkeit dienen.
Ihr Unfallversicherungsträger meldet Ihre Unternehmensnummer, die gültige Veranlagung zum Gefahrtarif und die PIN an den Stammdatendienst. Diese Datenübermittlung ist gesetzlich vorgesehen. Sie ist die Voraussetzung, dass immer die korrekten Daten für Ihre Meldungen genutzt werden.
Als meldende/abrechnende Stelle wird die Stelle bezeichnet, die Ihre Lohnabrechnung durchführt und verantwortet.
Sie lässt sich durch drei Informationen für das meldepflichtige Unternehmen eindeutig identifizieren:
(Beschreibung in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 103 SGB IV auf unserer Infoseite zum UV-Meldeverfahren)
Die BBNRLB ist die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externes Dienstleistungsunternehmen (z.B. eine Steuerberatung) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein.
Die BBNRAS ist die Betriebsnummer der Stelle, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der BBNRLB sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einer Steuerberatung oder bei einem externen Dienstleistungsunternehmen, ist dessen Betriebsnummer anzugeben. In diesen Fällen weichen die BBNRLB und BBNRAS voneinander ab.
Die Kombination aus BBNRLB und BBNRAS bekommt bei der Kommunikation mit dem Stammdatendienst zusätzlich eine laufende Nummer, die für die weitere Identifikation der meldenden/abrechnenden Stelle erforderlich ist. Mit ihrer Hilfe wird erkannt, dass über eine meldende/abrechnende Stelle (gleiche Kombination aus BBNRLB und BBNRAS) mehrere Abrechnungskreise abgerechnet werden.
Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren
Führt Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durch und hat für die Gehaltsabrechnung zum Beispiel ein Steuerbüro beauftragt, handelt es sich um zwei meldende/abrechnende Stellen. Für jede dieser Stellen ist ein separater Stammdatenabruf durchzuführen und ein Teillohnnachweis zu erstellen.
Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren
Wurde Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich verarbeitet, erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Tages die Antwort in Form der bereitgestellten Stammdaten. Daran können Sie erkennen, dass Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich war.
Bei erfolgreicher Verarbeitung Ihres Lohnnachweises digital erhalten Sie eine Bestätigung. Dies kann wegen der Prüfung und Weiterleitung an den zuständigen Unfallversicherungsträger bis zu zwei Tage dauern.
Bitte sehen Sie innerhalb der genannten Zeiträume von Anfragen zu Ihren Meldungen ab.
Wurde Ihre Meldung mit einem Fehlerhinweis abgewiesen, prüfen Sie bitte, um was für einen Fehler es sich handelt. Der Fehler ist zu beheben und der Lohnnachweis digital erneut abzusenden. Eine Auflistung möglicher Fehlergründe finden Sie im Fehlerkatalog.
Hier ein Beispiel:
Der Lohnnachweis digital wurde für das Meldejahr bereits abgegeben und Sie wollen diesen korrigieren. Ohne Stornierung der ersten Meldung wird die Korrekturmeldung abgewiesen. Sie erhalten die Fehlermeldung, dass für dieses Meldejahr für die Unternehmensnummer bereits ein Lohnnachweis dieser meldenden/die Abrechnung durchführenden Stelle gemeldet wurde. In diesem Fall nehmen Sie bitte erst die Stornierung des bisherigen Lohnnachweises vor. Anschließend geben Sie den korrigierten Lohnnachweis ab.
Hat die Übertragung z.B. wegen Überlastung nicht funktioniert, versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
Sofern auch dann die Übertragung noch immer nicht gelingt, wenden Sie sich bitte an den für Ihr Unternehmen zuständigen Unfallversicherungsträger.
Sofern Ihr Anliegen durch die vorliegenden Fragen und Antworten nicht geklärt werden konnte, können Sie sich über dieses Kontaktformular mit uns in Verbindung setzen.
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